Una oficina virtual es un conjunto de herramientas y aplicaciones, mayormente basadas en la nube, que permiten a un equipo de trabajo realizar sus tareas desde cualquier dispositivo con internet.

Los servicios que incluyen una oficina virtual pueden ser desde una simple dirección empresarial hasta un centro de atención al cliente que reciba mensajes y los reenvíe para que tengan respuesta.

Hoy en día, es la mejor opción para iniciar un negocio, ya que todas las operaciones de pueden realizar en línea. Además, permite ofrecer productos/servicios a precios más competitivos por el ahorro la oficina virtual garantiza.

¿Cómo armar una oficina virtual?

Para que una oficina virtual sea posible es necesario contar con algunos requerimientos operativos básicos para su funcionamiento: Uno o más equipos portátiles o dispositivos móviles, una óptima conexión a internet, una línea de teléfono independientes, una impresora, un escritorio y una silla.

Por otra parte, para desarrollar un negocio de manera digital, se necesitan herramientas fundamentales. A continuación detallamos las imprescindibles:

• Gestión de proyectos: Lo más importante en una oficina virtual. Una plataforma para crear y realizar seguimiento de proyectos, permitiendo planificar las tareas a realizar con sus correspondientes responsables, metas, alcance y fechas de entrega, entre otros.
• Almacenamiento en la nube: Permite acceder, compartir y editar de manera rápida y segura los archivos, documentos, fotos o cualquier medio digital.
• Comunicación interna: Fundamental contar con salas de chat, compartir información y archivos de manera privada para poder estar constantemente conectado con los diferentes proyectos tanto del equipo de trabajo como con los clientes.
• Website: Un sitio web es «el local» de una oficina virtual. Es el lugar de referencia a donde se dirigen los clientes para conocer un negocio. Esto requiere de una inversión inicial de dominio propio (Ver registro de dominios), un proveedor de hosting (Ver Planes de Hosting) y una plataforma de gestión de contenidos que sea fácil de instalar, editar y actualizar. Actualmente, más del 30% de los sitios web utilizan WordPress para el diseño ya que es gratuita y autoadministrable. La instalación mayormente viene incluida o a pocos clics de distancia en los servicios de Hosting (Ver Hosting WordPress).

Las mejores apps para oficinas virtuales

Hay muchísimas aplicaciones para todo tipo de necesidades y operaciones comerciales, mencionamos algunas de las mejores que se pueden elegir:

Gestión de Proyectos

• Trello: Una de las herramientas para administrar proyectos más simples de usar. Permite crear listas para organizar tareas y asignarles personas. Agrega fechas de vencimiento, archivos adjuntos y se integra con otras aplicaciones.
• Asana: Perfecto para comunicarse y administrar equipos de trabajo. Su destacado es el chat dentro de cada tarea para debatir con los integrantes del equipo.

Comunicación Interna

• Skype for Business: Permite realizar videoconferencias de hasta 250 personas en simultaneo con posibilidad de compartir pantalla y enviar archivos adjuntos.
• Slack: Comparte información y archivos de forma privada. Permite varias salas de chat y se integra con DropBox y Trello.

Almacenamiento en la Nube

• Disco Virtual OwnCloud: Una herramienta eficiente para compartir documentos y otro tipo de archivos entre los miembros de un equipo de trabajo. Se puede utilizar desde cualquier dispositivo móvil o escritorio de PC.
• DropBox: Esta es otra herramienta eficiente para compartir documentos entre los miembros de un equipo de trabajo.
• Google Drive: El servicio de alojamiento de archivos de Google permite crear carpetas y subir archivos de cualquier tipo con posibilidad de compartir.

En conclusión, una oficina virtual permite conducir una empresa desde cualquier país teniendo total acceso y control de las diversas áreas del negocio y, mantener comunicación con los clientes y equipo de trabajo a través de las múltiples herramientas existentes.